Já não é de hoje que as empresas têm o compromisso de armazenar os documentos contábeis e fiscais. Afinal, ter o controle sobre os principais dados de uma organização é essencial para manter um histórico contábil, financeiro, trabalhista e fiscal.
É importante também se atentar ao prazo legal para guarda de documentos, pois cada espécie de documento necessita de um tempo mínimo de armazenamento, obrigatório por lei.
É isso mesmo, LEI !
Você sabia que existem uma lei onde as pessoas jurídicas são obrigadas a manter em boa ordem e conservação os documentos que demonstrem as operações realizadas, sejam notas fiscais de compras, de vendas, serviços tomados, declarações acessórias, comprovantes de pagamentos, entre outros ?!
A guarda de documentos nada mais é, que a conservação e armazenagem de todos os documentos originais da empresa. (Decreto n° 9.580/2018 – RIR/2018, artigo 278).
Além, de atender o prazo de entrega das declarações acessórias, tributar sobre a receita auferida e proceder a escrituração de tais fatos, a empresa também deve dar a devida importância para manter seus documentos, que permita localizá-los com facilidade, pois podem ser exigidos em procedimento de auditoria pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), Estados e Municípios e ainda em questões de ordem trabalhista.
Portanto, empresário e a sociedade empresária são obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondências e demais papéis relativos à sua atividade, ou que se refiram a atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência. (Lei n° 10.406/2002 – Código Civil, artigo 1.194)
Para tratar sobre os prazos em que devem ser mantidos os livros e documentos fiscais e comerciais, faz-se necessário analisar em relação ao tempo de prescrição previsto na Lei n° 5.172/66 (CTN), artigos 174 e 195, parágrafo único, e o tempo de decadência, apresentado na Lei n° 9.430/96, artigo 37; CTN, artigo 173 e Decreto n° 486/69, artigo 4°, nos quais determinam o direito da administração pública constituir o crédito tributário.
Decadência
Decadência é o tempo que a RFB tem para estipular que o crédito existe para cobrança. O Fisco tem um prazo de cinco anos para realizar esta análise, e apurar diferenças em caso de pagamento antecipado e efetuar o lançamento do crédito tributário, a contagem inicia no primeiro dia do exercício seguinte aquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado, após cinco anos, extingue-se o direito de constituir o crédito tributário. (CTN, artigo 173).
Por exemplo, a pessoa jurídica que auferiu receita em janeiro de 2016 (31.01.2016), de R$ 50.000,00 sendo assim, neste momento ocorreu o fato gerador, a decadência ocorrerá em 31.01.2021 a partir desta data a Fazenda Pública estará impedida de constituir o crédito tributário para posterior cobrança do débito.
Em função da guarda dos comprovantes da escrituração contábil, cabe observar o artigo 37 da Lei n° 9.430/96:
Art. 37. Os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios.
Prescrição
Já a prescrição, é o tempo que o sujeito ativo, pessoa jurídica do direito público tem a competência para cobrar efetivamente, prescrição em suma é a ação de cobrar.
O prazo prescricional de cinco anos é contado da constituição definitiva do crédito tributário, ou seja, quando a pessoa jurídica retifica uma declaração acessória, nova contagem se inicia. (CTN, artigo 174)
O Código Civil determina que a prescrição ocorre em dez anos, quando não tenha lei fixando prazo menor. (Código Civil, artigo 205)
Para os livros obrigatórios tanto comerciais como fiscais e os comprovantes dos lançamentos serão mantidos até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações atinentes a eles. (CTN, artigo 195)
Foi apresentado nesta matéria, os prazos de decadência e prescrição, mas sugerimos adicionalmente a leitura do Boletim n° 03/2020: DECADÊNCIA E PRESCRIÇÃO –
Conceito, Causas de Suspensão e Interrupção.
Arquivos Digitais x Arquivos Físicos
Atualmente, grande parte das empresas, escritórios contábeis e escritórios advocatícios optam em manter os documentos inerente as suas atividades e de seus clientes, em meio digital, através de um centro de processamento de dados, comumente conhecido como data center que é um espaço onde são mantidos servidores físicos ou espaço na nuvem (“Cloud”) que é uma opção que a empresa guarda os documentos virtualmente em ciberespaço. Ambos proporcionam uma economia em relação ao espaço físico na empresa e também economizam com impressão.
Além disso, há empresas especializadas em fazer esta guarda de documento, proporcionando um espaço apropriado e seguro para toda a movimentação da empresa.
Estas opções, são alternativas para escritórios e empresas que não possuem espaço suficiente e não querem correr o risco de documentos importantes sejam deteriorados ou perdidos com o tempo.
A Lei n° 13.874/2019, incluiu o artigo 2°-A na Lei n° 12.682/2012, que expõe a forma de armazenamento dos livros obrigatórios de escrituração contábil e fiscal e os documentos comprobatórios dos lançamentos neles efetuados, de modo a considerar que tais documentos poderão ser armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente, em substituição a manutenção dos originais em papel, garantindo de qualquer forma o mesmo valor probatório para fins de prova perante a autoridade administrativa em procedimentos de fiscalização.
Cabe frisar, que os documentos não podem ser eliminados a partir do momento em que forem digitalizados, pois da mesma forma, tem que aguardar o prazo de prescrição e decadência dos créditos tributários.
Os documentos digitais terão o mesmo valor probatório do documento original para fins de prova perante a autoridade administrativa em procedimentos de fiscalização, observados os critérios de integridade e autenticidade estabelecidos pelo artigo 2°-A da Lei n° 12.682/2012. (Ato Declaratório Interpretativo RFB n° 04/2019)
As pessoas jurídicas que optam em utilizar sistemas de processamento eletrônico de dados para registrar negócios e atividades econômicas ou financeiras, escriturar livros ou elaborar documentos de natureza contábil ou fiscal, ficam obrigadas a manter, à disposição da RFB, os respectivos arquivos digitais e sistemas, pelo prazo decadencial previsto na legislação tributária. (Instrução Normativa SRF n° 86/2001, artigo 1°)
Retenção dos Documentos
Como o direito de proceder ao lançamento do imposto extingue-se após cinco anos contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado, como apresenta o artigo 173 da CTN.
Dificilmente a RFB, o Estado e o Municípios deixam ultrapassar este prazo, e os contribuintes acabam cometendo o equívoco em confirmar que não serão notificados.
Mas como existe a previsão na legislação deste prazo, a qualquer tempo poderá ser solicitado que apresente a documentação pertinente a uma situação que a RFB identificou divergências, como por exemplo, declaração acessória e apuração do imposto da pessoa jurídica com valores distintos.
Para efeito da legislação tributária não existe disposições legais limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos empresários e das sociedades, ou da obrigação destes de exibi-los, no caso de solicitação deverá estar à disposição conforme Decreto n° 7.574/2011, artigo 17.
Poderão ser examinados fora do estabelecimento do sujeito passivo, desde que lavrado termo escrito de retenção pela autoridade fiscal, em que se especifiquem a quantidade, espécie, natureza e condições dos livros e documentos retidos.
Em caso dos livros ou documentos prova da prática de ilícito penal ou tributário, os originais retidos não serão devolvidos, extraindo-se cópia para entrega ao interessado.
Quadro Resumo
Âmbito Federal e Contábil
Principais livros e documentos, e seus respectivos prazos e legislações aplicáveis:
As tabelas abaixo separam os documentos entre categorias. De forma geral, os documentos devem ser armazenados por, no mínimo, cinco anos. Também existem algumas exceções que deverão permanecer armazenadas pela organização enquanto ela estiver no mercado.
TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO
DOCUMENTO | TEMPO DE GUARDA |
---|---|
Acordo de compensação de horas | 5 anos |
Acordo de prorrogação de horas | 5 anos |
Atestado de Saúde Ocupacional | Tempo de Validade |
Adiantamento salarial | 5 anos |
Aviso prévio – comunicado | 2 anos |
Autorização de descontos não previstos em lei | 5 anos |
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados | 36 anos |
Carta com Pedidos de Demissão | 5 anos |
CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho | 10 anos |
Comprovantes do exercício da atividade remunerado dos segurados e contribuintes individuais. | Indeterminado |
Comprovantes de pagamento (cópias) ou a declaração apresentada pelo contribuinte individual para fins de apresentação ao INSS | 10 anos |
CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – livros de atas | Indeterminado |
CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – livros de atas | 5 anos |
COFINS – Contribuição Financiamento da Seguridade Social (inclusive DARF) | 5 anos |
Comprovante de entrega GPS (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional | 10 anos |
Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS | 10 anos |
Controles de ponto | 5 anos |
Contrato de trabalho | Indeterminado |
Documentos referentes a levantamento de débito pela fiscalização da Previdência Social de NFLD | 10 anos |
DARF´s – PIS (Programa de Integração Social) | 10 anos |
Depósitos do FGTS | 30 anos |
Documentos relativos a retenção dos 11% do INSS | 10 anos |
Comunicação do Aviso Prévio | 5 anos |
Documento das entidades isentas de contribuições previdenciárias (Livro Razão, balanço ptrimonial e demonstrativo de resultado do exercício etc.) | 10 anos |
Livro Diário | 10 anos |
Ficha de Acidente de Trabalho e Formulário Resumo Estatístico Anual | 3 anos |
FINSOCIAL – Fundo de Investimento Social | 10 anos |
Folha de pagamento | 10 anos |
GFIP – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social | 30 anos |
GPS (Guia da previdência Social) – original | 10 anos |
GRCS – Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical | 5 anos |
GRE – Guia de Recolhimento do FGTS | 30 anos |
GRFP – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social | 30 anos |
Histórico clínico | 20 anos |
Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho – LTCAT | 20 anos |
Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias – Livro Diário – Livro Razão | 10 anos |
Livro “Registro de Segurança” | Exist. do equipamento |
Livro de Inspeção do Trabalho | Permanente |
Livros ou fichas de Registro de Empregado | Indeterminado |
Livros, cartão ou fichas de ponto | 5 anos |
Mapa de avaliação dos acidentes do Trabalho (SESMT) | 5 anos |
PIS-Programa Integração Social – PASEP – Progr.Formação Patrim. Serv. Público | 10 anos |
PPP- Perfil Profissiográfico Previdenciário | 20 anos |
Pedido de demissão | 2 anos |
Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO | 20 anos |
RAIS – Relação Anual de Informações Sociais | 5 anos |
RE – Relação de Empregado do FGTS | 30 anos |
Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação | Indeterminado |
Recibo de entrega do vale-transporte | 5 anos |
Recibos de pagamento de férias | 10 anos |
Recibo de pagamento de salário | 10 anos |
Recibos de pagamento do 13º salário | 10 anos |
Recibos e abonos pecuniários | 5 anos |
Relação dos depósitos bancários de salários | 5 anos |
Resumo Estatístico Anual | 3 anos |
Recolhimentos previdenciários do contribuinte individual | Indeterminado |
Registro PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) | 20 anos |
Salário-educação – documentos relacionados ao benefício | 10 anos |
Salário-familía – documentos relacionados ao benefício | 10 anos |
SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdencia Social | 30 anos |
Seguro Desemprego – Comunicado de Dispensa | 5 anos |
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho | 2 anos |
COMPETÊNCIA FEDERAL
DOCUMENTO | TEMPO DE GUARDA |
---|---|
Arquivo em meio magnético (sistema de processamento de dados para registrar negócios e atividades econômicas, escriturar livros ou elaborar documentos) | 5 anos |
Auditores independentes (documentos, relatórios, pareceres etc) | 5 anos |
Compensação mercantil | 20 anos |
Comprovante de Rendimentos Pagos e de Retenção na Fonte | 5 anos |
Comprovantes da Escrituração (Notas Fiscais e recibos) | 5 anos |
Comprovante de Intervenção no Domínio Econômico – CIDE | 5 anos |
Comprov. deduções I. Renda (desp. e receitas de projetos culturais, obras audivisuais. etc.) | 5 anos |
Contrato de Seguros – informação de valores | 20 anos |
Contratos de seguros de bens – documentos originais | 5 anos |
Contratos de seguros pessoas – documentos originais | 20 anos |
Contratos Previdenciários Privados | 20 anos |
Declaração de Ajuste Anual – IR Pessoa Física e comprovantes de deduções e outros valores | 5 anos |
DECORE – Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos | 5 anos |
Declaração de Compensação de Tributos (PER/DCOMP) | 5 anos |
DIPJ – Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscal – Pessoa Jurídica | 5 anos |
DIRF – Declaração de imposto de Renda Retido na Fonte | 5 anos |
Declaração de informações das Indústrias de Cosméticos, Perfumaria e Higiene Pessoal – DITI-TIPI 33 | 5 anos |
Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias – DIMOB | 5 anos |
Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais – DCTF | 5 anos |
Declaração do Imposto sobre Propriedade Territorial Rural – ITR | 5 anos |
Declaração Especial de Informações – DIF – DIF – Bebidas – DIF – Cigarros – DIF Papel Imune | 5 anos |
Declaração Simplificada das Pessoas Jurídicas das Empresas Optantes pelo Simples e Inativas | 5 anos |
Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais – DACON | 5 anos |
Demonstrativo de Notas Fiscais – DNF | 5 anos |
Demonstrativo do Crédito Presumido – DCP | 5 anos |
Imposto de Renda – Pessoa Jurídica – livros e documentos em geral: – Pessoa física considerada empresária – Pessoa jurídica – lucro presumido – Pessoa Jurídica – lucro real – Pessoa jurídica – lucro arbitrado – Imposto de Renda na Fonte (pessoa jurídica e física) – Imunes e Isentas – Microempresas e Empresas de Pequeno Porte – Deduções do Imposto sobre a Renda | 5 anos |
Extinção das debêntures | 5 anos |
Imposto de Renda – documentos relativos à declaração (geral) | 5 anos |
Imposto sobre Produtos Industrializados (pessoa jurídica) – comprovantes de escrituração | 5 anos |
Imposto sobre a Exportação, para o Exterior, de Produtos Nacionais ou Nacionalizados – IE – comprovantes | 5 anos |
Imposto sobre a importação de produtos Estrangeiros – II – comprovantes | 5 anos |
Imposto sobre Operações de Crédito, câmbio e Seguro ou sobre Operações relativas a Títulos ou Valores Mobiliários – IOF – comprovantes e informações | 5 anos |
Livros obrigatórios de escrituração fiscal e comercial | 5 anos |
Livro Diário | Indeterminado |
Livro Razão | 10 anos |
Livros e documentos pertinentes a ações judiciais ou administrativas | Indeterminado |
Sociedades Anônimas S/A – Títulos ou contratos de investimento coletivo | 8 anos |
Novação mercantil | 20 anos |
Pagamentos mercantis | 20 anos |
SA – Títulos ou contratos de investimentos coletivos | 8 anos |
Títulos de capitalização – documentos originais | 20 anos |
Títulos de capitalização – informações de valores | 20 anos |
COMPETÊNCIA ESTADUAL
DOCUMENTO | TEMPO DE GUARDA |
---|---|
Bilhete de Passagem Arquivário | 5 anos |
Bilhete de Passagem e Nota Bagagem | |
Bilhete de Passagem Ferroviário | |
Bilhete de Passagem Rodoviário | |
Conhecimento de Transporte Aquático de Gargas | |
Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas | |
Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas | |
Cupon Fiscal emitido por ECF | |
Despacho de Transporte | |
Manifesto de Carga | |
Nota Fiscal de Serviços de Comunicação | |
Nota Fiscal de Serviços de Teleomunicação | |
Nota Fiscal de Serviços de Transporte | |
Nota Fiscal de Venda a Consumidor | |
Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A | |
Nota Fiscal/Conta de energia elétrica | |
Ordem de Coleta de Cargas | |
Resumo de Movimento Diário | |
Carnê de recolhimento – ME e EPP anterior regime de estimativa | 5 anos |
Documentos fiscais e formulários não emitidos – Desenquad. ME/ EPP | 5 anos |
Livro de Registro de Entradas | 5 anos |
Livro de Registro de Saídas | |
Livro de Registros de Controle da Produção e do Estoque | |
Livro de Registros de Selo Especial de Controle | |
Livro de Registros de Impressão de Documentos Fiscais | |
Livro de Registros de Utilizações de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrencias | |
Livro de Registros de Inventário | |
Livro de Registros de Apuração do IPI | |
Livro de Registros de Apuração do ICMS | |
Livro de Movimento de Combustíveis |
COMPETÊNCIA MUNICIPAL
DOCUMENTO | TEMPO DE GUARDA |
---|---|
Documentos em geral | 5 anos |
Nota Fiscal de Serviço | |
Nota Fiscal – Fatura de Serviço | |
Livro de Registro de Notas Fiscais de Serviços Prestados | 5 anos |
Livro de Registro de Notas Fiscais-Faturas de Serviços Prestados a Terceiros | |
Livro de Registro de Movimento Diário de ingressos em Diversões Públicas | |
Livro de Registro de Recebimento de Impressos Fiscais e Termos de Ocorrências | |
Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais |
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