09 jun 2020

Tempo de guarda de Livros e Documentos Fiscais – Contábeis

Já não é de hoje que as empresas têm o compromisso de armazenar os documentos contábeis e fiscais. Afinal, ter o controle sobre os principais dados de uma organização é essencial para manter um histórico contábil, financeiro, trabalhista e fiscal.

É importante também se atentar ao prazo legal para guarda de documentos, pois cada espécie de documento necessita de um tempo mínimo de armazenamento, obrigatório por lei.

É isso mesmo, LEI !
Você sabia que existem uma lei onde as pessoas jurídicas são obrigadas a manter em boa ordem e conservação os documentos que demonstrem as operações realizadas, sejam notas fiscais de compras, de vendas, serviços tomados, declarações acessórias, comprovantes de pagamentos, entre outros ?!

A guarda de documentos nada mais é, que a conservação e armazenagem de todos os documentos originais da empresa. (Decreto n° 9.580/2018 – RIR/2018, artigo 278).
Além, de atender o prazo de entrega das declarações acessórias, tributar sobre a receita auferida e proceder a escrituração de tais fatos, a empresa também deve dar a devida importância para manter seus documentos, que permita localizá-los com facilidade, pois podem ser exigidos em procedimento de auditoria pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), Estados e Municípios e ainda em questões de ordem trabalhista.

Portanto, empresário e a sociedade empresária são obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondências e demais papéis relativos à sua atividade, ou que se refiram a atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência. (Lei n° 10.406/2002 – Código Civil, artigo 1.194)

Para tratar sobre os prazos em que devem ser mantidos os livros e documentos fiscais e comerciais, faz-se necessário analisar em relação ao tempo de prescrição previsto na Lei n° 5.172/66 (CTN), artigos 174 e 195, parágrafo único, e o tempo de decadência, apresentado na Lei n° 9.430/96, artigo 37; CTN, artigo 173 e Decreto n° 486/69, artigo 4°, nos quais determinam o direito da administração pública constituir o crédito tributário.

Decadência

Decadência é o tempo que a RFB tem para estipular que o crédito existe para cobrança. O Fisco tem um prazo de cinco anos para realizar esta análise, e apurar diferenças em caso de pagamento antecipado e efetuar o lançamento do crédito tributário, a contagem inicia no primeiro dia do exercício seguinte aquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado, após cinco anos, extingue-se o direito de constituir o crédito tributário. (CTN, artigo 173).

Por exemplo, a pessoa jurídica que auferiu receita em janeiro de 2016 (31.01.2016), de R$ 50.000,00 sendo assim, neste momento ocorreu o fato gerador, a decadência ocorrerá em 31.01.2021 a partir desta data a Fazenda Pública estará impedida de constituir o crédito tributário para posterior cobrança do débito.

Em função da guarda dos comprovantes da escrituração contábil, cabe observar o artigo 37 da Lei n° 9.430/96:
Art. 37. Os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios.

Prescrição

Já a prescrição, é o tempo que o sujeito ativo, pessoa jurídica do direito público tem a competência para cobrar efetivamente, prescrição em suma é a ação de cobrar.

O prazo prescricional de cinco anos é contado da constituição definitiva do crédito tributário, ou seja, quando a pessoa jurídica retifica uma declaração acessória, nova contagem se inicia. (CTN, artigo 174)

O Código Civil determina que a prescrição ocorre em dez anos, quando não tenha lei fixando prazo menor. (Código Civil, artigo 205)

Para os livros obrigatórios tanto comerciais como fiscais e os comprovantes dos lançamentos serão mantidos até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações atinentes a eles. (CTN, artigo 195)

Foi apresentado nesta matéria, os prazos de decadência e prescrição, mas sugerimos adicionalmente a leitura do Boletim n° 03/2020: DECADÊNCIA E PRESCRIÇÃO –

Conceito, Causas de Suspensão e Interrupção.

Arquivos Digitais x Arquivos Físicos

Atualmente, grande parte das empresas, escritórios contábeis e escritórios advocatícios optam em manter os documentos inerente as suas atividades e de seus clientes, em meio digital, através de um centro de processamento de dados, comumente conhecido como data center que é um espaço onde são mantidos servidores físicos ou espaço na nuvem (“Cloud”) que é uma opção que a empresa guarda os documentos virtualmente em ciberespaço. Ambos proporcionam uma economia em relação ao espaço físico na empresa e também economizam com impressão.

Além disso, há empresas especializadas em fazer esta guarda de documento, proporcionando um espaço apropriado e seguro para toda a movimentação da empresa.

Estas opções, são alternativas para escritórios e empresas que não possuem espaço suficiente e não querem correr o risco de documentos importantes sejam deteriorados ou perdidos com o tempo.

A Lei n° 13.874/2019, incluiu o artigo 2°-A na Lei n° 12.682/2012, que expõe a forma de armazenamento dos livros obrigatórios de escrituração contábil e fiscal e os documentos comprobatórios dos lançamentos neles efetuados, de modo a considerar que tais documentos poderão ser armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente, em substituição a manutenção dos originais em papel, garantindo de qualquer forma o mesmo valor probatório para fins de prova perante a autoridade administrativa em procedimentos de fiscalização.

Cabe frisar, que os documentos não podem ser eliminados a partir do momento em que forem digitalizados, pois da mesma forma, tem que aguardar o prazo de prescrição e decadência dos créditos tributários.

Os documentos digitais terão o mesmo valor probatório do documento original para fins de prova perante a autoridade administrativa em procedimentos de fiscalização, observados os critérios de integridade e autenticidade estabelecidos pelo artigo 2°-A da Lei n° 12.682/2012. (Ato Declaratório Interpretativo RFB n° 04/2019)

As pessoas jurídicas que optam em utilizar sistemas de processamento eletrônico de dados para registrar negócios e atividades econômicas ou financeiras, escriturar livros ou elaborar documentos de natureza contábil ou fiscal, ficam obrigadas a manter, à disposição da RFB, os respectivos arquivos digitais e sistemas, pelo prazo decadencial previsto na legislação tributária. (Instrução Normativa SRF n° 86/2001, artigo 1°)

Retenção dos Documentos

Como o direito de proceder ao lançamento do imposto extingue-se após cinco anos contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado, como apresenta o artigo 173 da CTN.

Dificilmente a RFB, o Estado e o Municípios deixam ultrapassar este prazo, e os contribuintes acabam cometendo o equívoco em confirmar que não serão notificados.

Mas como existe a previsão na legislação deste prazo, a qualquer tempo poderá ser solicitado que apresente a documentação pertinente a uma situação que a RFB identificou divergências, como por exemplo, declaração acessória e apuração do imposto da pessoa jurídica com valores distintos.

Para efeito da legislação tributária não existe disposições legais limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos empresários e das sociedades, ou da obrigação destes de exibi-los, no caso de solicitação deverá estar à disposição conforme Decreto n° 7.574/2011, artigo 17.

Poderão ser examinados fora do estabelecimento do sujeito passivo, desde que lavrado termo escrito de retenção pela autoridade fiscal, em que se especifiquem a quantidade, espécie, natureza e condições dos livros e documentos retidos.

Em caso dos livros ou documentos prova da prática de ilícito penal ou tributário, os originais retidos não serão devolvidos, extraindo-se cópia para entrega ao interessado.

Quadro Resumo

Âmbito Federal e Contábil

Principais livros e documentos, e seus respectivos prazos e legislações aplicáveis:

 

As tabelas abaixo separam os documentos entre categorias. De forma geral, os documentos devem ser armazenados por, no mínimo, cinco anos. Também existem algumas exceções que deverão permanecer armazenadas pela organização enquanto ela estiver no mercado.

 

TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO

DOCUMENTO TEMPO DE GUARDA
Acordo de compensação de horas 5 anos
Acordo de prorrogação de horas 5 anos
Atestado de Saúde Ocupacional Tempo de Validade
Adiantamento salarial 5 anos
Aviso prévio – comunicado 2 anos
Autorização de descontos não previstos em lei 5 anos
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados 36 anos
Carta com Pedidos de Demissão 5 anos
CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho 10 anos
Comprovantes do exercício da atividade remunerado dos segurados e contribuintes individuais. Indeterminado
Comprovantes de pagamento (cópias) ou a declaração apresentada pelo contribuinte individual para fins de apresentação ao INSS 10 anos
CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – livros de atas Indeterminado
CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – livros de atas 5 anos
COFINS – Contribuição Financiamento da Seguridade Social (inclusive DARF) 5 anos
Comprovante de entrega GPS (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional 10 anos
Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS 10 anos
Controles de ponto 5 anos
Contrato de trabalho Indeterminado
Documentos referentes a levantamento de débito pela fiscalização da Previdência Social de NFLD 10 anos
DARF´s – PIS (Programa de Integração Social) 10 anos
Depósitos do FGTS 30 anos
Documentos relativos a retenção dos 11% do INSS 10 anos
Comunicação do Aviso Prévio 5 anos
Documento das entidades isentas de contribuições previdenciárias (Livro Razão, balanço ptrimonial e demonstrativo de resultado do exercício etc.) 10 anos
Livro Diário 10 anos
Ficha de Acidente de Trabalho e Formulário Resumo Estatístico Anual 3 anos
FINSOCIAL – Fundo de Investimento Social 10 anos
Folha de pagamento 10 anos
GFIP – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social 30 anos
GPS (Guia da previdência Social) – original 10 anos
GRCS – Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical 5 anos
GRE – Guia de Recolhimento do FGTS 30 anos
GRFP – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social 30 anos
Histórico clínico 20 anos
Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho – LTCAT 20 anos
Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias – Livro Diário – Livro Razão 10 anos
Livro “Registro de Segurança” Exist. do equipamento
Livro de Inspeção do Trabalho Permanente
Livros ou fichas de Registro de Empregado Indeterminado
Livros, cartão ou fichas de ponto 5 anos
Mapa de avaliação dos acidentes do Trabalho (SESMT) 5 anos
PIS-Programa Integração Social – PASEP – Progr.Formação Patrim. Serv. Público 10 anos
PPP- Perfil Profissiográfico Previdenciário 20 anos
Pedido de demissão 2 anos
Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO 20 anos
RAIS – Relação Anual de Informações Sociais 5 anos
RE – Relação de Empregado do FGTS 30 anos
Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação Indeterminado
Recibo de entrega do vale-transporte 5 anos
Recibos de pagamento de férias 10 anos
Recibo de pagamento de salário 10 anos
Recibos de pagamento do 13º salário 10 anos
Recibos e abonos pecuniários 5 anos
Relação dos depósitos bancários de salários 5 anos
Resumo Estatístico Anual 3 anos
Recolhimentos previdenciários do contribuinte individual Indeterminado
Registro PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) 20 anos
Salário-educação – documentos relacionados ao benefício 10 anos
Salário-familía – documentos relacionados ao benefício 10 anos
SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdencia Social 30 anos
Seguro Desemprego – Comunicado de Dispensa 5 anos
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho 2 anos

COMPETÊNCIA FEDERAL

DOCUMENTO TEMPO DE GUARDA
Arquivo em meio magnético (sistema de processamento de dados para registrar negócios e atividades econômicas, escriturar livros ou elaborar documentos) 5 anos
Auditores independentes (documentos, relatórios, pareceres etc) 5 anos
Compensação mercantil 20 anos
Comprovante de Rendimentos Pagos e de Retenção na Fonte 5 anos
Comprovantes da Escrituração (Notas Fiscais e recibos) 5 anos
Comprovante de Intervenção no Domínio Econômico – CIDE 5 anos
Comprov. deduções I. Renda (desp. e receitas de projetos culturais, obras audivisuais. etc.) 5 anos
Contrato de Seguros – informação de valores 20 anos
Contratos de seguros de bens – documentos originais 5 anos
Contratos de seguros pessoas – documentos originais 20 anos
Contratos Previdenciários Privados 20 anos
Declaração de Ajuste Anual – IR Pessoa Física e comprovantes de deduções e outros valores 5 anos
DECORE – Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos 5 anos
Declaração de Compensação de Tributos (PER/DCOMP) 5 anos
DIPJ – Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscal – Pessoa Jurídica 5 anos
DIRF – Declaração de imposto de Renda Retido na Fonte 5 anos
Declaração de informações das Indústrias de Cosméticos, Perfumaria e Higiene Pessoal – DITI-TIPI 33 5 anos
Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias – DIMOB 5 anos
Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais – DCTF 5 anos
Declaração do Imposto sobre Propriedade Territorial Rural – ITR 5 anos
Declaração Especial de Informações – DIF – DIF – Bebidas – DIF – Cigarros – DIF Papel Imune 5 anos
Declaração Simplificada das Pessoas Jurídicas das Empresas Optantes pelo Simples e Inativas 5 anos
Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais – DACON 5 anos
Demonstrativo de Notas Fiscais – DNF 5 anos
Demonstrativo do Crédito Presumido – DCP 5 anos
Imposto de Renda – Pessoa Jurídica – livros e documentos em geral: – Pessoa física considerada empresária – Pessoa jurídica – lucro presumido – Pessoa Jurídica – lucro real – Pessoa jurídica – lucro arbitrado – Imposto de Renda na Fonte (pessoa jurídica e física) – Imunes e Isentas – Microempresas e Empresas de Pequeno Porte – Deduções do Imposto sobre a Renda 5 anos
Extinção das debêntures 5 anos
Imposto de Renda – documentos relativos à declaração (geral) 5 anos
Imposto sobre Produtos Industrializados (pessoa jurídica) – comprovantes de escrituração 5 anos
Imposto sobre a Exportação, para o Exterior, de Produtos Nacionais ou Nacionalizados – IE – comprovantes 5 anos
Imposto sobre a importação de produtos Estrangeiros – II – comprovantes 5 anos
Imposto sobre Operações de Crédito, câmbio e Seguro ou sobre Operações relativas a Títulos ou Valores Mobiliários – IOF – comprovantes e informações 5 anos
Livros obrigatórios de escrituração fiscal e comercial 5 anos
Livro Diário Indeterminado
Livro Razão 10 anos
Livros e documentos pertinentes a ações judiciais ou administrativas Indeterminado
Sociedades Anônimas S/A – Títulos ou contratos de investimento coletivo 8 anos
Novação mercantil 20 anos
Pagamentos mercantis 20 anos
SA – Títulos ou contratos de investimentos coletivos 8 anos
Títulos de capitalização – documentos originais 20 anos
Títulos de capitalização – informações de valores 20 anos

 

COMPETÊNCIA ESTADUAL

DOCUMENTO TEMPO DE GUARDA
Bilhete de Passagem Arquivário 5 anos
Bilhete de Passagem e Nota Bagagem
Bilhete de Passagem Ferroviário
Bilhete de Passagem Rodoviário
Conhecimento de Transporte Aquático de Gargas
Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas
Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas
Cupon Fiscal emitido por ECF
Despacho de Transporte
Manifesto de Carga
Nota Fiscal de Serviços de Comunicação
Nota Fiscal de Serviços de Teleomunicação
Nota Fiscal de Serviços de Transporte
Nota Fiscal de Venda a Consumidor
Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A
Nota Fiscal/Conta de energia elétrica
Ordem de Coleta de Cargas
Resumo de Movimento Diário
Carnê de recolhimento – ME e EPP anterior regime de estimativa 5 anos
Documentos fiscais e formulários não emitidos – Desenquad. ME/ EPP 5 anos
Livro de Registro de Entradas 5 anos
Livro de Registro de Saídas
Livro de Registros de Controle da Produção e do Estoque
Livro de Registros de Selo Especial de Controle
Livro de Registros de Impressão de Documentos Fiscais
Livro de Registros de Utilizações de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrencias
Livro de Registros de Inventário
Livro de Registros de Apuração do IPI
Livro de Registros de Apuração do ICMS
Livro de Movimento de Combustíveis

 

COMPETÊNCIA MUNICIPAL

DOCUMENTO TEMPO DE GUARDA
Documentos em geral 5 anos
Nota Fiscal de Serviço
Nota Fiscal – Fatura de Serviço
Livro de Registro de Notas Fiscais de Serviços Prestados 5 anos
Livro de Registro de Notas Fiscais-Faturas de Serviços Prestados a Terceiros
Livro de Registro de Movimento Diário de ingressos em Diversões Públicas
Livro de Registro de Recebimento de Impressos Fiscais e Termos de Ocorrências
Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais

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