Já não é de hoje que as empresas têm o compromisso de armazenar os documentos contábeis e fiscais. Afinal, ter o controle sobre os principais dados de uma organização é essencial para manter um histórico contábil, financeiro, trabalhista e fiscal.

É importante também se atentar ao prazo legal para guarda de documentos, pois cada espécie de documento necessita de um tempo mínimo de armazenamento, obrigatório por lei.

É isso mesmo, LEI !
Você sabia que existem uma lei onde as pessoas jurídicas são obrigadas a manter em boa ordem e conservação os documentos que demonstrem as operações realizadas, sejam notas fiscais de compras, de vendas, serviços tomados, declarações acessórias, comprovantes de pagamentos, entre outros ?!

A guarda de documentos nada mais é, que a conservação e armazenagem de todos os documentos originais da empresa. (Decreto n° 9.580/2018 – RIR/2018, artigo 278).
Além, de atender o prazo de entrega das declarações acessórias, tributar sobre a receita auferida e proceder a escrituração de tais fatos, a empresa também deve dar a devida importância para manter seus documentos, que permita localizá-los com facilidade, pois podem ser exigidos em procedimento de auditoria pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), Estados e Municípios e ainda em questões de ordem trabalhista.

Portanto, empresário e a sociedade empresária são obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondências e demais papéis relativos à sua atividade, ou que se refiram a atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência. (Lei n° 10.406/2002 – Código Civil, artigo 1.194)

Para tratar sobre os prazos em que devem ser mantidos os livros e documentos fiscais e comerciais, faz-se necessário analisar em relação ao tempo de prescrição previsto na Lei n° 5.172/66 (CTN), artigos 174 e 195, parágrafo único, e o tempo de decadência, apresentado na Lei n° 9.430/96, artigo 37; CTN, artigo 173 e Decreto n° 486/69, artigo 4°, nos quais determinam o direito da administração pública constituir o crédito tributário.

Decadência

Decadência é o tempo que a RFB tem para estipular que o crédito existe para cobrança. O Fisco tem um prazo de cinco anos para realizar esta análise, e apurar diferenças em caso de pagamento antecipado e efetuar o lançamento do crédito tributário, a contagem inicia no primeiro dia do exercício seguinte aquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado, após cinco anos, extingue-se o direito de constituir o crédito tributário. (CTN, artigo 173).

Por exemplo, a pessoa jurídica que auferiu receita em janeiro de 2016 (31.01.2016), de R$ 50.000,00 sendo assim, neste momento ocorreu o fato gerador, a decadência ocorrerá em 31.01.2021 a partir desta data a Fazenda Pública estará impedida de constituir o crédito tributário para posterior cobrança do débito.

Em função da guarda dos comprovantes da escrituração contábil, cabe observar o artigo 37 da Lei n° 9.430/96:
Art. 37. Os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios.

Prescrição

Já a prescrição, é o tempo que o sujeito ativo, pessoa jurídica do direito público tem a competência para cobrar efetivamente, prescrição em suma é a ação de cobrar.

O prazo prescricional de cinco anos é contado da constituição definitiva do crédito tributário, ou seja, quando a pessoa jurídica retifica uma declaração acessória, nova contagem se inicia. (CTN, artigo 174)

O Código Civil determina que a prescrição ocorre em dez anos, quando não tenha lei fixando prazo menor. (Código Civil, artigo 205)

Para os livros obrigatórios tanto comerciais como fiscais e os comprovantes dos lançamentos serão mantidos até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações atinentes a eles. (CTN, artigo 195)

Foi apresentado nesta matéria, os prazos de decadência e prescrição, mas sugerimos adicionalmente a leitura do Boletim n° 03/2020: DECADÊNCIA E PRESCRIÇÃO –

Conceito, Causas de Suspensão e Interrupção.

Arquivos Digitais x Arquivos Físicos

Atualmente, grande parte das empresas, escritórios contábeis e escritórios advocatícios optam em manter os documentos inerente as suas atividades e de seus clientes, em meio digital, através de um centro de processamento de dados, comumente conhecido como data center que é um espaço onde são mantidos servidores físicos ou espaço na nuvem (“Cloud”) que é uma opção que a empresa guarda os documentos virtualmente em ciberespaço. Ambos proporcionam uma economia em relação ao espaço físico na empresa e também economizam com impressão.

Além disso, há empresas especializadas em fazer esta guarda de documento, proporcionando um espaço apropriado e seguro para toda a movimentação da empresa.

Estas opções, são alternativas para escritórios e empresas que não possuem espaço suficiente e não querem correr o risco de documentos importantes sejam deteriorados ou perdidos com o tempo.

A Lei n° 13.874/2019, incluiu o artigo 2°-A na Lei n° 12.682/2012, que expõe a forma de armazenamento dos livros obrigatórios de escrituração contábil e fiscal e os documentos comprobatórios dos lançamentos neles efetuados, de modo a considerar que tais documentos poderão ser armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente, em substituição a manutenção dos originais em papel, garantindo de qualquer forma o mesmo valor probatório para fins de prova perante a autoridade administrativa em procedimentos de fiscalização.

Cabe frisar, que os documentos não podem ser eliminados a partir do momento em que forem digitalizados, pois da mesma forma, tem que aguardar o prazo de prescrição e decadência dos créditos tributários.

Os documentos digitais terão o mesmo valor probatório do documento original para fins de prova perante a autoridade administrativa em procedimentos de fiscalização, observados os critérios de integridade e autenticidade estabelecidos pelo artigo 2°-A da Lei n° 12.682/2012. (Ato Declaratório Interpretativo RFB n° 04/2019)

As pessoas jurídicas que optam em utilizar sistemas de processamento eletrônico de dados para registrar negócios e atividades econômicas ou financeiras, escriturar livros ou elaborar documentos de natureza contábil ou fiscal, ficam obrigadas a manter, à disposição da RFB, os respectivos arquivos digitais e sistemas, pelo prazo decadencial previsto na legislação tributária. (Instrução Normativa SRF n° 86/2001, artigo 1°)

Retenção dos Documentos

Como o direito de proceder ao lançamento do imposto extingue-se após cinco anos contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado, como apresenta o artigo 173 da CTN.

Dificilmente a RFB, o Estado e o Municípios deixam ultrapassar este prazo, e os contribuintes acabam cometendo o equívoco em confirmar que não serão notificados.

Mas como existe a previsão na legislação deste prazo, a qualquer tempo poderá ser solicitado que apresente a documentação pertinente a uma situação que a RFB identificou divergências, como por exemplo, declaração acessória e apuração do imposto da pessoa jurídica com valores distintos.

Para efeito da legislação tributária não existe disposições legais limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos empresários e das sociedades, ou da obrigação destes de exibi-los, no caso de solicitação deverá estar à disposição conforme Decreto n° 7.574/2011, artigo 17.

Poderão ser examinados fora do estabelecimento do sujeito passivo, desde que lavrado termo escrito de retenção pela autoridade fiscal, em que se especifiquem a quantidade, espécie, natureza e condições dos livros e documentos retidos.

Em caso dos livros ou documentos prova da prática de ilícito penal ou tributário, os originais retidos não serão devolvidos, extraindo-se cópia para entrega ao interessado.

Quadro Resumo

Âmbito Federal e Contábil

Principais livros e documentos, e seus respectivos prazos e legislações aplicáveis:

 

As tabelas abaixo separam os documentos entre categorias. De forma geral, os documentos devem ser armazenados por, no mínimo, cinco anos. Também existem algumas exceções que deverão permanecer armazenadas pela organização enquanto ela estiver no mercado.

 

TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO